مدیریت دندانپزشکی: چگونه یک عمل دندانپزشکی موفق داشته باشیم

چرا باید به مدیریت دندانپزشکی اهمیت دهید؟

برای مدیریت دندانپزشکی یک مدیر خوب کافی نیست مدیری که بتواند کارهای اداری را مدیریت کند، بلکه کسی است که در این حرفه دانش دارد. درک نحوه مدیریت صحیح مطب دندانپزشکی به موارد زیر کمک می کند:

• اولویت ها را مدیریت کنید
• ضرب الاجل های فشرده را رعایت کنید
• کارکنان تمرین را هماهنگ کنید
• بیشترین بهره را از تیم خود ببرید
• برای رفع نیازهای فعلی بیمار تکامل یابد

بدون رویکرد مثبت به مدیریت دندانپزشکی نمی توانید خدمات عالی را به بیماران خود ارائه دهید.

به یاد داشته باشید، مطب دندانپزشکی شما در نهایت یک تجارت است که خدماتی را به جامعه ارائه می دهد. شما باید آن را با استفاده از اصولی مشابه هر کسب و کار دیگری اجرا کنید.

نحوه اجرای مطب دندانپزشکی

دانستن نحوه اداره یک مطب دندانپزشکی به معنای پرداختن به جنبه های مختلف عمل شما است. شما باید یک استراتژی و مجموعه ای از بهترین روش های دندانپزشکی برای مقابله با هر حوزه از مدیریت عمل ایجاد کنید.

کاستی ها در هر حوزه ای از کسب و کار شما در نهایت بر تجربه بیمار و کیفیت درمانی که یک عمل می تواند ارائه دهد تأثیر می گذارد.

دندانپزشکی بخشی بیش از حد رقابتی از بخش مراقبت های بهداشتی است و اگر انتظارات بیمار را برآورده نکنید، مطمئناً کسب و کار خود را به دلیل سایر اقدامات در منطقه خود از دست خواهید داد.

تیم خود را بسازید

اقدامات بسیار بیشتر از دندانپزشکان برای بهبود سلامت دهان و دندان بیمار است. دستیاران بالینی، بهداشت، پذیرش و حسابداران تنها بخشی از کارکنانی هستند که دندانپزشکان را قادر می سازند تا بهترین خدمات ممکن را ارائه دهند.

استخدام بهترین ها تنها اولین قدم برای ایجاد تیم شماست. شما به یک سیستم توسعه نیاز دارید تا به هر یک از اعضای تیم خود کمک کند تا به پتانسیل خود دست یابند.

خواه مرخصی دادن برای شرکت در سمینارها و کلاس‌ها یا کمک به دستیار جدید در تحصیل برای رسیدن به سطح بعدی، تیم‌سازی با دانستن نیازهای یکدیگر و حمایت از آنها است.

یکی دیگر از بخش های مهم کسب و کار دندانپزشکی شما ارتباط منظم است. مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند. جلسات منظم برای در جریان نگه داشتن همه ضروری است.

ارتباط بیمار

ارتباط با بیماران خارج از جراحی شما گسترش می یابد. مهارت های بین فردی عالی بخش مهمی از کسب و کار دندانپزشکی شما است، اما مدیریت دندانپزشکی فراتر از چت های حضوری است.

آیا سیستمی برای تقویت ارتباط بیمار دارید؟

خواه یادآوری قرار ملاقات، حفظ اطلاعات کافی برای شخصی‌سازی تجربه بیمار، یا پیش‌بینی نیازهای آینده او، ارتباط بیمار چیزی است که یک تجربه به یاد ماندنی را ایجاد می‌کند.

 

برنامه ریزی

یک دندانپزشک به طور متوسط ​​هر ماه صدها بیمار را می بیند. سیستم‌های زمان‌بندی ناکارآمد ممکن است منجر به رزرو دو برابری یا عدم دریافت زمان با کیفیت مورد نیاز بیماران شود.

دندانپزشکی حرفه ای است که با مهلت های فوق العاده تنگ مشخص شده است. راه حل زمان بندی مناسب می تواند کسب و کار شما را متحول کند.

بازار یابی

صرف باز بودن برای جذب بیماران جدید کافی نیست. هر جای قرار خالی به معنای از دست دادن درآمد است. مطب های دندانپزشکی باید یک استراتژی بازاریابی آنلاین داشته باشند.

بیماران بیشتر و بیشتری به طور فعال دندانپزشکان بالقوه را بصورت آنلاین مقایسه می کنند. اگر استراتژی بازاریابی ندارید، ممکن است وجود نداشته باشید.

برخی از ایده ها برای بازاریابی می تواند شامل موارد زیر باشد:

• عکس های اینستاگرام برای ایجاد روابط قوی بین بیمار و دندانپزشک.
• ویدئوهایی برای ارائه اطلاعات در مورد روش های رایج دندانپزشکی.
• مشاوره آنلاین و آفلاین رایگان.
• ایجاد دستورالعمل‌های واضح و ثابت برای برند.
• تبلیغات رسانه های اجتماعی برای به دست آوردن قرار گرفتن در معرض بیشتر.

خود دندانپزشکان به ندرت زمانی برای مدیریت این بخش از مشاغل خود دارند. یک تیم بازاریابی قوی را  پیداکنید که بتواند رویکرد بازاریابی شما را تعریف و توسعه دهد.

البته، این بدان معنا نیست که شما نیاز به استخدام یک تیم بازاریابی اختصاصی دارید. هر یک از اعضای تیم شما می تواند در این بخش از کسب و کار دندانپزشکی شما نقش داشته باشد. با این حال، همه باید بدانند که چه کاری انجام می دهند و اهداف یکسانی در ذهن دارند.

مدیریت مالی

اکثر نکات مدیریت مطب دندانپزشکی اهمیت مدیریت مالی را نادیده می گیرند. در حالی که برخی از دندانپزشکان حساب های خود را مدیریت می کنند، این روش بسیار کارآمدترین روش برای مدیریت دندانپزشکی نیست.

ایجاد سیستمی برای مدیریت فاکتورها و نگهداری سوابق. اطمینان حاصل کنید که می‌توانید به راحتی بیمارانی را که هنوز پرداخت نکرده‌اند یا کسانی که انتظار می‌رود ماهانه پرداخت کنند، ردیابی کنید.

هر مدیر دندانپزشکی خوب در یک مطب به دو حوزه اصلی مدیریت مالی می پردازد:

• مسائل مالیاتی – دندانپزشکی به معنای حقوق بالاتر است. اکثر کارکنان دندانپزشکی در گروه مالیاتی 28 درصد قرار می گیرند که می تواند بار بزرگی را بر دوش مطب شما بگذارد. اقدامات باید اطمینان حاصل کند که آنها نه تنها مالیات کارآمد هستند، بلکه مطابق با مالیات هستند.
• حساب‌های دریافتنی – بیماران و مشتریانی که پرداخت‌هایشان با تأخیر است، باید تحت تعقیب قرار گیرند. مجموعه ای استاندارد از رویه ها را برای رسیدگی به صورت حساب های معوق ایجاد کنید.

مدیریت مالی ممکن است پیچیده شود، و بر خلاف سایر انواع کسب و کار، نمی توانید به سادگی از یک حسابدار آزاد انتظار داشته باشید که همه چیز را از طرف شما مدیریت کند.

فرهنگ تیم

فرهنگ در سال‌های اخیر به یک کلمه رایج تبدیل شده است. فرهنگ بخشی از برند شما است و در هر بخش از فعالیت شما گسترش می یابد.

یک فرهنگ تیمی مثبت همه را بالا می برد، در حالی که یک فرهنگ منفی سمی است و دفتر شما را به مکانی تضعیف کننده برای کار تبدیل می کند. تمرین شما باید یک محل کار لذت بخش باشد، با کارکنانی که از اینکه بخشی از تیم هستند خوشحال هستند.

به خاطر داشته باشید که فرهنگ تیم یک شبه ساخته نمی شود. آنها نیاز به ماه ها و سال ها مراقبت دقیق دارند. به چشم انداز خود در مورد آنچه می خواهید تیمتان باشد فکر کنید و آن ارزش ها را اولویت بندی کنید.

یک استراتژی مکتوب برای اینکه چگونه می‌خواهید آن ارزش‌ها را در حوزه‌های عملیات روزانه خود بگنجانید، ایجاد کنید.

محیط زیست

چیدمان و فضای مطب دندانپزشکی شما نه تنها برای تیم شما بلکه برای بیماران شما نیز مهم است. بسیاری از بازدیدکنندگان از اضطراب دندان رنج می برند و نیاز به احساس راحتی دارند. تیم شما باید احساس کند که کار آنها روحیه آنها را بهبود می بخشد، نه اینکه باعث شود آنها احساس ظلم کنند.

این به ویژه برای اتاق انتظار مهم است، جایی که بسیاری از کارکنان و بیماران شما بیشتر وقت خود را در آن سپری می کنند. جو مناسب تمرین شما را می سازد یا می شکند.

در اینجا چند ایده برای ایجاد یک محیط بهتر وجود دارد:

• همه چیز باید تمیز و مرتب باشد. تیم خود را تشویق کنید تا کار را مرتب کنند. به هر حال، مطب های دندانپزشکی محیط های مراقبت بهداشتی هستند.
• رنگ های دلپذیر را انتخاب کنید. رنگ‌های خنثی گزینه‌ای عالی هستند، اما ثابت شده است که رنگ‌های آبی و سبز به افراد کمک می‌کنند احساس آرامش کنند.
• مطمئن شوید که نور طبیعی زیادی وجود دارد تا تمرین شما احساس عقیم شدن نداشته باشد.
• از تعداد زیاد پنجره های باز خودداری کنید تا بیماران احساس نکنند که در معرض نمایش هستند.
• سرگرمی هایی برای مشغول نگه داشتن بیماران در حالی که منتظر هستند مانند مجلات یا تلویزیون فراهم کنید.
• سعی کنید اتاق انتظار خود را به جای بالینی احساس کنید.
• صندلی راحت ارائه دهید. بیمارانی که راحت هستند، اگر مدت طولانی منتظر بمانند، کمتر شکایت می کنند.

روش های دندانپزشکی مدرن به گونه ای طراحی شده اند که راحت و آرامش بخش باشند. اگر مطب دندانپزشکی شما بالینی است، وقت آن است که تغییری ایجاد کنید.

رازداری بیمار

همه بخش‌های بخش مراقبت‌های بهداشتی باید با قوانین سخت‌گیرانه رازداری بیمار مطابقت داشته باشند. دندانپزشکی تفاوتی ندارد.

مدیریت خوب دندانپزشکی به معنای ممیزی سیستم هایی است که برای اطمینان از رعایت قوانین محرمانگی در اختیار دارید. به یاد داشته باشید، عمل شما دارای حجم عظیمی از داده های محرمانه است.

در صورت نقض، عمل شما ممکن است مشمول جریمه های نظارتی شدید و دعاوی خصوصی شود. آشفتگی مالی ناشی از آن می‌تواند به میلیون‌ها نفر برسد، به‌ویژه اگر شما یک تمرین را اداره کنید.

در اینجا چند روش وجود دارد که می توانید اطمینان حاصل کنید که تمرین شما با استانداردهای HIPAA مطابقت دارد:

• اسناد محافظت شده با رمز عبور
• کابینت بایگانی قفل شده
• سیستم های ضد ویروس در محل
• محدود کردن دسترسی به کامپیوتر
• دسترسی کارمندان به فایل های حساس را محدود کنید

ممکن است برای دندانپزشکان دشوار باشد که این بخش از تجارت خود را به درستی انجام دهند. به همین دلیل است که یک مدیر دندانپزشکی ضروری است، زیرا آنها می توانند شما را در مسیر درست راهنمایی کنند و از رعایت مداوم آن اطمینان حاصل کنند.